3 Fitur Canggih Excel Menjadikan Pekerjaan Lebih Mudah

Tahukah anda bahwa aplikasi Ms Excel  menyediakan fitur yang sangat powerfull dan canggih, yang jika kita menguasainya akan menjadikan pekerjaan olah data lebih efektif dan efisien. Jika anda sedang belajar excel, berikut adalah tiga fitur excel yang wajib dikuasai supaya pekerjaan olah data lebih efisien.

1. Formula dan Fungsi

2. Pivot Table

3. VBA dan Macro

Formula dan Function

Pemahaman formula / rumus excel yang masih terbatas seringkali membuat pekerjaan rekapitulasi  dan  olah data menjadi pekerjaan yang lama dan membosankan.  Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai (worksheet function) yang dapat dimanfaatkan dalam pembuatan formula atau rumus excel. Namun sayangnya masih banyak pengguna yang sangat minim dalam menggunakan fungsi excel. Saya bahkan masih menjumpai beberapa pengguna excel yang hanya puas menggunakan rumus kali ( * ), bagi ( / ), tambah ( + ), dan kurang ( - ),  serta sesekali SUM.

Apakah perlu kita menghapal semua fungsi excel ? kalau bisa hapal semua, itu bagus sekali. Tetapi bagi saya, yang terpenting adalah menguasai dan mengetahui cara mencari fungsi yang tepat dan bisa digunakan dalam formula kita sesuai kebutuhan.  Tekan toolbar  Fx maka anda akan dibawa pada dialog box Insert Function, dari sana kita bisa mencari fungsi-fungsi excel dan keterangan kegunaan dan cara menggunakannya.  Excel  sendiri  mengelompokan fungsi formula dalam beberapa kategori seperti Financial, Logical, Text, Date & Time, Lookup & Reference, Math & Trigonometry, serta fungsi-fungsi lainnya.

Pivot Table

Pivot table merupakan fitur excel lainnya yang sangat powerfull, namun sayangnya sejauh pengamatan saya terhadap rekan-rekan kerja saya sendiri, kebanyakan mereka masih sangat jarang yang memanfaatkan fasilitas ini.  Padahal penggunaan pivot table sangat mudah, hanya tinggal geser menggeser  field pada row, kolom dan data.

Pivot table pada dasarnya berfungsi untuk mengolah dan menampilkan data tanpa merubah data aslinya. Dalam hal ini, data asli bertindak sebagai database dan dengan bantuan pivot table kita dapat meng-extract data dari database sesuai yang kita perlukan. Pivot table dapat menampilkan report data dan grafik yang lebih dinamis, mempermudah pengelompokan dan sortir data, serta mempermudah layout data sesuai keperluan laporan.

Macro dan VBA

Macro merupakan prosedur yang didefinisikan sendiri oleh user baik dengan cara record macro maupun dengan bantuan VBA editor. Kemampuan menggunakan macro dan VBA menjadikan efisiensi kerja yang berlipat ganda. Betapa tidak, pekerjaan yang mungkin memerlukan waktu seharian dan dikerjakan oleh beberapa orang, jika menggunakan macro memungkinkan dapat diselesaikan dengan hanya dengan satu klik saja. Dalam hal ini macro dan VBA sangat berguna untuk automatisasi prosedur excel. Cara mudah untuk membuat prosedur macro adalah dengan cara record macro. Untuk tingkat lanjut bisa dengan cara mengetikan code melalui VBA editor. Beberapa contoh macro sudah ditampilkan pada postingan-postingan sebelumnya seperti bagaimana membuat hyperlink secara cepat, convert text comment dan prosedur seputar comment excel.

Dalam postingan berikutnya, kita akan belajar bersama bagaimana penerapan ketiga fitur ini Formula & Function, Pivot Table dan Macro/VBA secara lebih terperinci.  Jika Microsoft Excel adalah “Senjata” anda di pekerjaan, maka alangkah baiknya untuk menguasai tehnik “permainan”  Formula, Pivot Table, dan Macro/VBA.

Demikian semoga bermanfaat, jika ada salah kate, mohon dikoreksi ya... :-)

Belajar Excel...!  Excellent...!  Salam Sukses...!