Lookup Gambar Dengan INDEX MATCH

Apakah Pencarian Gambar bisa dilakukan di excel? Pertanyaan ini sangat menarik sekali untuk dibahas. Jika pembaca mengikuti blog ini, pada pembahasan sebelumnya sudah pernah dijelaskan beberapa cara untuk melakukan pencarian data atau lookup. Namun output yang dihasilkan adalah berupa value data. Nah, dalam kesempatan ini je-xcel akan membahas bagaimana melakukan  lookup menggunakan rumus INDEX MATCH untuk menghasilkan output berupa gambar.

Tonton dulu video sederhana mengenai cara Lookup Gambar pada microsoft Excel

Oke dengan melihat video di atas semoga dapat memberikan gambaran bagai mana cara mencari gambar menggunakan rumus di excel.

Bagi anda yang lebih mudah memahami dengan cara membaca dibanding menonton, silahkan lanjutkan membaca postingan ini.

Sebelum membahas bagaimana caranya, mari kita perhatikan contoh soal berikut:

Anggaplah kita sudah memiliki sejumlah foto atau gambar buah-buahan seperti terlihat dalam screenshot di atas.

Data base buah-buah tersimpan dalam sebuah tabel terdiri atas list nama buah dan fotonya (lihat kolom A dan B). Selanjutnya kita ingin menampilkan foto buah yang dicari di sel E2 berdasarkan nama buah yang diinput di sel D2. (lihat kolom D dan E).

Bagaimana caranya lookup gambar / foto dan dimana kita bisa menempatkan rumus untuk mencari gambar.

Ikuti langkah-langkah berikut.

Supaya memudahkan pembuatan rumus, disarankan untuk memberi nama range yang akan dijadikan referensi yaitu:

• Range A2:A5  = "listBuah"
• Range B2:B5 = "listFotoBuah"
• Range D2 = "namaBuah"

Pemberian nama range bisa dengan cara menyeleksi range yang akan diberi nama, misalnya A2:A5, kemudian ketikan nama range ("listBuah") pada name box yang biasanya terletak di pojok kiri, tepat di atas header kolom atau sebelah kiri kotak formula.

Untuk lebih jelasnya, perhatikan screen shot di bawah ini menggambarkan cara memberi nama pada range A2:A5 = "listBuah"

Lakukan hal yang sama pada range B2:B5  ("listFotoBuah") dan sel D2 ("namaBuah")

Untuk lebih jelasnya, cara memberi nama range di excel, silahkan dicek artikel Cara Memberi Nama Range Menggunakan Name Box.

Langkah selanjutnya adalah membuat nama referensi untuk foto buah.

Melalui tab Formula, klik tombol Define Name

Selanjutnya kita akan dibawa ke jendela New Name.

Pada field Name: ketikan "fotoBuah" tanpa tanda kutip

Lalu pada field Refers To, ketikan rumus berikut:

=INDEX(listFotoBuah,MATCH(namaBuah,listBuah,0))

Selanjutnya klik OK.

Langkah terakhir adalah menerapkan defined name yang sudah kita buat pada gambar supaya bisa berubah secara otomatis sesuai kata kunci yang kita input.

Copy salah satu gamber yang ada dalam list foto buah, dan paste pada kotak sel E2. Dalam keadaan gambar hasil copy masih terseleksi, di kotak formula ketikan rumus berikut:

=fotoBuah

Setelah itu tekan Enter.

Mengenai langkah terakhir ini, lebih jelasnya dapat dilihat dalam screenshot di bawah ini.

Jika semua langkah-langkah yang sudah dipaparkan di atas sudah diikuti dengan benar, maka sampai pada tahap ini kita sudah berhasil membuat formula untuk melakukan lookup gambar.

Cobalah dengan mengganti nama buah yang ada di sel D2 dengan “Apel”,, “Durian”, “Pisang” dan “Semangka”.

Anda juga bisa menambahkan validation list di sel D2 (melalui tab Data → Data Validation  validation criteria: Allow = “list” dan source “=listBuah”). Dengan cara ini kita bisa mengganti nama buah yang diinginkan dengan mudah. Cukup dengan cara cara klik nama buah yang ada di dropdown list seperti dapat dilihat dalam gambar gif berikut ini:

Apakah Kita Bisa menggunakan rumus VLOOKUP Gambar?

Dalam tehnik yang kita bahas di sini, rumus VLOOKUP tidak bisa diterapkan sebagai fungsi utama untuk lookup gambar, karena akan menyebagkan error atau gambar / foto tidak muncul sesuai yang diharapkan.

Sebagai solusinya, kita bisa menggunakan rumus INDEX MATCH untuk mencari gambar. Namun rumus INDEX MATCH ini pun tidak bisa diketikan secara langsung di kotak formula, melainkan diketik  sebagai referensi pada dynamic range yang dalam contoh pembahasan ini diberi nama “fotoBuah”. Define name “namaBuah” ini yang kemudian dijadikan sebagai referensi rumus pada sebuah objek gambar.

Selanjutnya mari kita mencoba mencari tahu kenapa kita tidak bisa menggunakan VLOOKUP untuk mencari gambar (dalam metode yang dibahas dalam artikel ini)

Jawabannya: ternyata fungsi VLOOKUP memberikan hasil sebuah value secara langsung, sedangkan rumus INDEX MATCH menghasilkan sebuah referensi range (cell).

Contoh rumus dalam screenshot di bawah ini mudah-mudahan bisa menguatkan pernyataan di atas..

Dapat kita lihat dari gambar di atas. Baik rumus VLOOKUP maupun INDEX  MATCH sama-sama menghasilkan data yang benar  ketika digunakan untuk mencari data.

Fungsi CELL digunakan untuk menguji apakah sebuah hasil rumus berupa value atau sebuah referensi range. Logikanya, sebuah range mestinya memiliki sebuah alamat atau address, sedangkan sebuah value tidak memiliki alamat.

Anda akan mendapatkan pesan error ketika mencoba menggunakan rumus CELL pada VLOOKUP, sedangkan Rumus CELL INDEX MATCH menghasilkan output sebuah text yang merupakan alamat sel. Alamat sel tersebut menunjukan posisi hasil yang diperoleh (contoh: alamat sel $B$2 mereferensikan sel yang berisi text “Foto Apel”

Kenyataan ini juga menambah list bukti keunggulan rumus INDEX MATCH dibandingkan VLOOKUP.

Sampai sini pembahasan bagaimana melakukan lookup gambar. Mudah-mudahan penjelasannya mudah difahami dan tentunya semoga bermanfaat bagi pembaca semua.  Kritik dan saran dari pembaca sangat diharapkan jika ada yang salah dalam artikel ini.

Salam.

Artikel terkait:

• 5 Alternative Rumus VLOOKUP Ke Kiri
• VLOOKUP Rumus Jitu Yang Wajib Dikuasai
• Memahami Rumus VLOOKUP Dengan Studi Kasus
• Cara VLOOKUP Gambar dan Foto di Excel

Menghapus Semua Gambar Sekaligus Pada Excel

Ketika kita membuat atau menyisipkan gambar, shape dan foto di excel, membuat denah, sketsa ataupun sebagainya, seringkali tidak disadari sudah begitu banyak fragmen-fragmen gambar (shape) yang sudah dibuat.

Seandainya suatu saat, gambar-gambar tersebut tidak diperlukan dan harus dihapus. Bagaimana kira- kira cara menghapusnya?

Apakah bisa dilakukan dengan select all (CTR+A) kemudian tekan delete?

Ternyata tidak!

Cara tersebut hanya dapat menghapus data dalam lembar kerja excel. Tetapi tidak dengan gambar.

Fragmen gambar malah biasanya akan memipih dan tersembunyi pada bagian kiri lembar kerja excel.

Akibatnya sering tidak disadari, gambar menumpuk dan menyebabkan ukuran file semakin besar.

Lalu bagaimana mengatasinya?

Caranya sudah jelas yaitu dengan cara menghapus gambar-gambar tersebut.

Kendala yang dihadapi, sebagian user harus menghapus gambar satu persatu sehingga perlu lamaaaa sekali untuk menghapus semuanya.

Padahal sebenarnya ada cara cepat untuk menghapus gambar, shape dan foto di excel sekaligus.

Bagaimana caranya?

Ada beberapa cara yang dapat dilakukan. Silahkan dipilih mana suka.

• Menghapus semua gambar dengan short cut keyboard CTR+SHIFT+SPACE
• Menghapus semua gambar dengan alat Go 
• Menghapus semua gambar dengan macro/VBA

Cara 1: Menyeleksi dan Menghapus semua gambar dengan shortcut CTR+SHIFT+SPACE

Ini adalah cara yang paling cepat, mudah, gak ribet, dan ampuh menghemat waktu.

• Seleksi salah satu gambar, shape, foto dan sebagainya menggunakan mouse
• Pada keyboard tekan CTR+SHIFT+SPACE
• Semua gambar akan terseleksi
• Selanjutnya tinggal tekan deh tombol delete atau backspace
• Dan semua gampar pun terhapus
• Selesai

Bonus Trick:
Jika gambar yang akan dihapus tidak tampak secara visual, maka Buat saja sembarang bentuk shape, misalnya bentuk lingkaran atau kotak.

Kemudian seleksi  shape yang baru dibuat tersebut, selanjutnya tekan CTR+SHIFT+SPACE , maka otomatis semua gambar dalam activesheet akan terseleksi.

Habis gitu, tinggal delete.

Cara 2: Menyeleksi dan Menghapus semua gambar dengan alat Go

• Tekan CTR+G atau tekan F5 , kemudian tekan Special…

• Cek Object dan tekan OK, proses ini akan menyeleksi semua object gambar dalam lembar kerja excel yang sedang aktif.

• Kemudian tekan tombol  keyboard delete atau backspace. Dengan cara ini akan menghapus semua gambar di lembar kerja excel.
• Selesai

Cara 3 : Menghapus semua gambar sekaligus menggunakan VBA.

Nah, yang ini diperuntukan khusus bagi yang suka macro dan VBA.

Contoh berikut masih sangat sederhana. Untuk tingkat lebih lanjut bisa ditambahkan fungsi IF untuk memilah jenis gambar yang akan dihapus.

Menghapus semua gambar dalam sheet yang aktive saja

Sub hapusShapeWS()
Dim ws As Worksheet, gambar As Shape
Set ws = ActiveSheet
For Each gambar In ws.Shapes
   gambar.Delete
Next
End Sub


Menghapus Semua Gambar dalam Workbook Atau File Excel yang Aktive


Sub hapusShapeWB()
Dim wb As Workbook, ws As Worksheet, gambar As Shape
Set wb = ActiveWorkbook
For Each ws In wb
  For Each gambar In ws.Shapes
    gambar.Delete
  Next
Next
End Sub


Perhatian: Yang dimaksud gambar disini adalah semua bentuk bisa berupa, shape, foto, picture. Untuk penggunaan code VBA seperti contoh diatas karena masih sangat sederhana codenya juga dapat menghapus kotak komentar (kotak insert comment) jika dalam keadaan show comment.


Demikian semoga bermanfaat.
Salam..

Artikel terkait:

• Cara Konversi Lembar Kerja Excel Menjadi Gambar
• Cara Cepat Menghapus Baris Kosong
• Cara Menghapus Hyperlink Tanpa Merubah Format