Solusi Masalah Penulisan Tanggal Di Excel

Pembaca je-xcel yang budiman. Barangkali kita pernah menangani tugas-tugas menggunakan aplikasi excel berkenaan dengan data-data tanggal dan waktu. Kemudian kita mencoba membuat  rumus excel untuk mendapatkan selisih antara dua tanggal. 

Kadang-kadang hasil yang didapatkan tidak relevan, atau bahkan error. Padahal rumus sudah dituliskan secara benar. 

Apakah penyebab dari masalah ini? Dan apa solusinya? Mari kita diskusikan bersama...

Penyebab Umum Masalah Penulisan Tanggal Tidak Benar Atau Error

Masalah 1: Struktur atau Pola Penulisan Tanggal  Tidak Tepat 

Hal ini berkaitan dengan setting komputer.

Kita sebagai orang indonesia sudah terbiasa menuliskan tanggal dengan struktur hari/bulan/tahun. Namun tidak semua komputer di setting seperti itu. Malah lebih banyaknya setting penulisan tanggal menggunakan struktur bulan/hari/tahun.

Jika kejadiannya seperti ini. Mungkin saja rumus tidak menghasilkan nilai error. Tetapi hasilnya tidak relevan. Hal ini terjadi karena angka bulan menjadi tanggal, dan angka tanggal menjadi bulan. Error akan terjadi jika angka bulan lebih dari 12.

Masalah struktur penulisan tanggal yang tidak tepat, biasanya ketika kita bekerja dengan team. Dimana tidak semua anggota mengetahui cara yang benar dalam menuliskan tanggal di excel. Kemudian seseorang ditunjuk untuk mengumpulkan data, membuat summary dan rekapitulasi data untuk dijadikan laporan.

Parahnya, hal ini bisa terjadi tanpa disadari, karena petugas yang mengumpulkan data bisa menganggap data tersebut sudah benar, karena pada saat kalkulasi tidak menimbulkan data error.

Akibatnya: Laporan anda bisa salah dan si Bos pun marah (kalau ketahuan…)

Solusi 

• Jika anda bekerja dengan team dan anda bertugas untuk membuat rekapitulasi dan laporan. Sebaiknya anda membuat template sehingga user atau anggota team lainnya tidak mengetikan tanggal lengkap secara langsung dalam sel.
• Buatkan tiga kolom isian terpisah untuk masing-masing isian tanggal, bulan dan tahun.
• Sedangkan untuk mendapatkan tanggal lengkapnya, kita bisa menggunakan rumus fungsi DATE
• Hal tersebut sangat efektif menghindari kesalahan cara penulisan tanggal di excel.
• Rumus DATE dapat dituliskan sebagai berikut:   
• =DATE(year,month,day) dimana year=tahun, month=bulan, day=hari (nomor urut hari dalam satu bulan)
• Contohnya =DATE(2015,8,21) akan menghasilkan data tanggal 8/21/2015 jika menggunakan format USA (mm/dd/yyyy), dan menghasilkan data tanggal 21/8/2015 jika menggunakan format Indonesia (dd/mm/yyyy). Tapi  format tidak lagi menjadi masalah. Yang penting kita sudah mendapatkan data tanggal yang benar dan dapat dimasukan dalam operasi matematika..
• Berikut screenshoot contoh rumus excel DATE

Masalah 2: Penulisan Tanggal Menggunakan Format Text

Dalam hal ini, sel menggunakan format text atau penulisan tanggal didahului tanda petik satu atau apostrope. Dalam beberapa kasus, formula dapat berjalan normal, tapi dalam beberapa kasus, mungkin juga formula menghasilkan nilai error.

Masalah ini juga sering dijumpai jika kita bekerja dengan data yang merupakan hasil import atau export dari aplikasi lain. Selain didahului apostrope dan diformat text, data tanggal yang diimport dari aplikasi lain juga kadang bercampur dengan tanda spasi.

Karena merupakan text, maka data tanggal tersebut tidak bisa diproses  dalam operasi matematika.

Untuk mengatasi masalah ini, maka kita terlebih dahulu harus mengetahui struktur penulisan text tanggal yang diperoleh  import/export aplikasi lain. Anda bisa mengecek terlebih dahulu keseluruhan data, sehingga dapat diketahui posisi tanggal dan bulannya.

Contohnya:

Sebuah kolom berisi data tanggal dituliskan sebagai berikut (tanpa tanda petik): 

Sel A2:    "  01.02.2016"

Sel A3:    "  27.03.2015"

Sel A4:    "  15.07.2015"

Dengan memperhatikan contoh tanggal diatas, kita dapat memastikan bahwa penulisan tanggal mengikuti pola "  dd.mm.yyyy".

• Angka hari (dd) menempati urutan karakter ke 3 dan 4 (setelah dua buah spasi)

• Angka bulan (mm) menempati urutan karakter ke-6 dan ke-7

• Angka tahun (yyyy) menempati urutan karakter ke-9 s.d ke-12

Nah, sekarang bagaiana cara mengkonversi text tanggal tersebut, menjadi data tanggal yang bisa dikalkulasi.

Untuk keperluan tersebut, kita bisa menggunakan bantuan fungsi VALUE dan fungsi MID serta menggabungkan hasilnya menggunakan fungsi DATE.

• Angka hari (dd)   =VALUE(MID(text_tanggal,3,2))

• Angka bulan(mm)   =VALUE(MID(text_tanggal,6,2))

• Angka tahun(yyyy) =VALUE(MID(text_tanggal,9,4))

Kemudian, angka tahun, bulan dan hari tersebug digabungkan menggunakan fungsi DATE. 

Rumusnya dapat dituliskan sebagai berikut:

= DATE(VALUE(MID(text_tanggal,9,4)), VALUE(MID(text_tanggal,6,2)), VALUE(MID(text_tanggal,3,2)))

Atau jika text_tanggal ditempatkan pada sel A2, maka rumus dapat dituliskan seperti di bawah ini:

=DATE(VALUE(MID(A3,9,4)),VALUE(MID(A3,6,2)),VALUE(MID(A3,3,2)))

Perhatikan screenshot contoh berikut:

Sampai pada tahap ini, kita sudah bisa mendapatkan data tanggal yang bisa dilakukan operasi matematika dalam proses selanjutnya.

Ringkasan.

Masalah cara penulisan tanggal, baik yang disebabkan kesalahan pengetikan ataupun karena data import/export dari aplikasi lain dapat diatasi dengan mengambil atau memecah porsi tahun, bulan dan hari, kemudian menggabungkannya kembali menggunakan fungsi DATE untuk mendapatkan data tanggal utuh.

Semoga bermanfaat.

Belajar Excel..! Excellent !

Baca juga, Tips dan Tutorial Belajar Excel Lainnya:

• Mengatasi Error To Many Different Cells Format
• Menampilkan Nama Hari dan Bulan Dalam Bahasa Indonesia
• Kenapa Header Kolom Berubah Menjadi Angka

3 Cara Cepat Menghapus Baris Kosong di Excel

Ada kalanya kita berhadapan dengan baris-baris data excel yang tidak kontinyu, dimana baris data tersebut diselingi oleh baris-baris kosong yang secara teknis tidak diperlukan. Oleh karenanya baris-baris kosong tersebut harus dihapus atau dihilangkan. Bagaimana cara menghapus baris kosong tersebut?

Nah, dalam kesempatan belajar excel kali ini kita akan membahas bagaimana cara menghapus baris kosong di excel dengan cepat, mudah dan praktis.

Ada beberapa metode yang dapat dilakukan untuk menghapus baris kosong di excel. 3 diantaranya adalah :

• Memilih dan menghapus baris kosong menggunakan autofilter, 
• Memilih dan menghapus baris kosong menggunakan alat Go To
• Menghapus baris kosong menggunakan macro / VBA. 

Dalam tutorial ini akan dibahas satu persatu dari ketiga cara tersebut, disertai contoh dan gambah langkah-langkahnya.

Anggaplah kita memiliki data seperti contoh sederhana dalam gambar di bawah ini.

Gambar diatas hanya sebagai contoh saja, Manfaat terbesar akan terasa ketika kita berhadapan dengan jumlah baris data yang besar.

Cara 1: Memilih dan Menghapus Baris Kosong Menggunakan Autofilter

Autofilter dapat digunakan untuk menyaring data sesuai kriteria data dalam kolom terpilih. Nah dengan fungsinya tersebut, kita juga dapat memanfaatkan autofilter untuk menyaring sel kosong  atau blank.

• Kembali ke contoh. Seleksi kolom A dan B (entire column) menggunakan mouse.
• Dari tab Data, klik Autofilter (symbol corong), atau kalau mau lebih cepat, maka gunakan shortcut keyboar saja, tinggal tekan CTR+SHIFT+L

• Sehingga muncul dropdown list pada header kolom. Nah dari sini kita bisa memfilter baris kosong (blank)

• Klik salah satu header kolom dan hilangkan semua centang, kecuali centang pada (blank)

• Kemudian klik OK sehingga baris kosong sudah terfilter .
• Seleksi semua baris kosong yang terfilter tersebut.
• Klik kanan  dan Delete Row

• Maka jadilah semua baris kosong sudah hilang hilang dihapus.

• Kembalikan data terfilter dengan mencentang semua kategori melalui dropdown list

• Klik Ok 
• Selesai, kita sudah mengikuti langkah-langkah cara menghapus baris kosong menggunakan bantuan autofilter untuk memilih baris kosong, kemudian dilanjutkan dengan men-delete baris kosong tersebut

Cara 2: Memilih dan Menghapus Baris Kosong Menggunakan Alat Go

Sebenarnya ada kemiripan cara kerja untuk menghapus baris kosong, metode apapun yang digunakan. Yaitu:

PILIH  dan  HAPUS

Begitu juga dengan alat Go To

• Seleksi kolom A:B menggunakan mouse
• Tekan shortcut F5,  atau tekan shortcut CTR+G
• Maka akan muncul kotak dialog Go To
• Klik Special..

• Kemudian pilih Blank,   dan tekan OK

• Maka sel kosong dalam range akan terseleksi
• Selanjutnya klik kanan pada sel kosong yang sudah diseleksi tersebut.

• Pilih Entire row, kemudian klik OK

• Maka semua baris kosong akan terhapus.
• Selesai.

Cara 3 : Menghapus Baris Kosong Menggunakan Macro / VBA

Nah untuk cara yang ketiga ini kita perlu menuliskan kode VBA untuk memerintahkan excel supaya bisa menghapus baris kosong pada range terpilih.

• Copy atau ketik code berikut pada module standar.

Sub hapusBarisKosong()
Dim target As Range, i As Long
On Error GoTo skip
Set target = Selection
If WorksheetFunction.CountA(target) = 0 Then GoTo skip
For i = target.Rows.Count To 1 Step -1
   If WorksheetFunction.CountA(target.Rows(i)) = 0 Then
      target.Rows(i).Delete Shift:=xlUp
   End If
Next
Exit Sub
skip:
MsgBox "Range yang diseleksi tidak bisa di proses", vbCritical, "Error"
End Sub

• Jika anda baru mengenal VBA, anda bisa masuk ke jendela VBA dengan cara menekan shortcut ALT + F11

• Berikut adalah penampakan jendela VBA Excel:

• Kemudian dari menu insert, klik module, untuk memunculkan module standar.

• Copy atau ketik code tadi dalam module standar baru hasil insert module.

• Setelah code tersebut diketik atau dicopy ke module standar, maka kita sudah bisa menggunakannya untuk menghapus baris kosong pada range terpilih dalam lembar kerja excel.

• Kembali ke jendela excel

• Seleksi range yang akan dihapus baris kosongnya (jangan entire row ya) karena jika demikian code akan memproses sampai baris akhir data dan akan memakan waktu lama. Cukup seleksi range yang diperlukan saja. Misalnya range A1:B15

• Kemudian jalankan makronya.
• Masuk tab developer, klik pita Macro

• Nama makro yang sudah kita buat akan muncul dalam list makro. Pilih makro tersebut (hapusBarisKosong), kemudian klik RUN. Perhatikan gambar dibawah ini.

• Sampai pada tahap ini, kita sudah berhasil menghapus baris kosong menggunakan macro/ VBA

Ringkasan

Ada banyak jalan menuju roma, demikian juga dengan beberapa penyelesaian tugas di excel. Dalam belajar excel kali ini sudah dibahas bagaimana menggunakan 3 metode berbeda untuk menghapus baris kosong di excel, yaitu menggunakan bantuan autofilter, alat GoTo, dan macro/VBA. Silahkan dipilih, yang mana yang lebih nyaman anda menggunakannya. Atau jika pembaca memiliki metode lainnya, silahkan dishare di sini.

Terimakasih

Salam Excel.

Artikel Terkait:

• Cara Menghilangkan Spasi Berlebih
• Cara Grouping Baris dan Kolom di Excel
• Macro Untuk Setting Comment
• Macro Untuk Melihat dan Menyembunyikan Comment

Cara Grouping Baris dan Kolom di Excel

Grouping baris dan kolom di exel sangat diperlukan utuk menyederhanakan data laporan yang terdiri atas sub bagian. Dengan kata lain data terdiri atas data utama dan perinciannya.  Dengan cara ini kita bisa melihat data secara garis besar dahulu, kemudian melihat perinciannya jika diperlukan.

Untuk melakukan grouping, caranya cukup mudah.

Pertama : seleksi kolom atau baris yang akan dilakukan grouping

Kedua     : Lakukan salah satu cara berikut. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk melakukan grouping. Silahkan dipilih yang sesuai

Cara-1 : Jika menggunakan excel 2003, maka grouping dapat dilakukan melalui menu data, kemudian klik Group and Outline, dan klik Group.   Proses sebaliknya dapat dilakukan dengan klik Ungroup

Cara-2: Jika anda menggunakan excel 2007 ke atas, maka groping dapat dilakukan melalui tab Data dan kemudian tekan Group. Proses sebaliknya dapat dilakukan dengan klik ungroup

Cara-3: Cara yang saya sarankan adalah menggukan shortcut pada keyboard. Cara ini merupakan yang paling mudah dan berlaku untuk semua versi excel. Adapun shortcutnya adalah sebagai berikut:

• ALT + SHIFT + RIGHT    : Untuk grouping kolom atau baris
• ALT + SHIFT + LEFT       : Proses sebaliknya Untuk menghilangkan grouping kolom atau baris

Keterangan : RIGHT merupakan tanda panah ke kanan, dan LEFT adalah tanda panan ke kiri.

Demikian tips sangat super singkat ini. Semoga bermanfaat.

Salam

Artikel terkait:

• Cara Menggabungkan Kata di Excel
• Rahasia Cara Cepat AutoSUM
• Cara Menggunakan Format Painter Secara Berulang

Cara Menggunakan Format Painter Secara Berulang

Halo Teman, Belajar excel kali ini akan membahas tehnik copy format berulang menggunakan fitur format painter. Saya yakin semua pengguna excel sebenarnya sudah terbiasa melakukan copy paste format. Hanya saja mungkin tehniknya berbeda-beda. Ada yang menggunakan copy paste special, dan ada juga yang menggunakan fitur format painter.

Ini dia ilustrasi "penampakan" tombol Tool Format Painter pada excel 2007:

Mungkin bahasan ini terlalu sepele, terutama dalam pandangan seorang excel expert. Namun saya merasa perlu membahas hal ini, karena kenyataannya  masih banyak pengguna excel yang belum memanfaatkan fasilitas format painter secara maksimal.

Yang saya maksud disini adalah cara penggunaan format painter secara berulang.





Jadi begini kasusnya:

Ini kebiasaan umum yang dilakukan pengguna exel dalam memanfaatkan fitur format painter.

• Seleksi sel yang akan dijadikan acuan format.
• Tekan tombol format pointer
• Seleksi sel dimana format akan diterapkan
• Otomatis format sel  akan mengikuti format sel acuan.

Ternyata tehnik format painting di atas memiliki kelemahan yaitu hanya berlaku untuk sekali proses copy format. Bagaimana seandainya kita menginginkan melakukan format painting secara berulang untuk beberapa range target tanpa harus bolak-balik menekan tombol format painter.

Ini yang masih banyak tidak diketahui.

Sebenarnya kita tidak perlu menekan tombol format painter berulang-ulang untuk mencopy format.

Caranya?

Inilah Rahasianya: Cukup lakukan double click atau klik dua kali tombol format painter, maka alat ini dapat digunakan untuk copy format berulang tanpa harus bolak-balik menekan tombol format painter.

 Jadi kita ulangi proses di atas dengan tehnik format painter berulang.

• Seleksi sel atau range sel yang dijadikan acuan format
• Tekan dua kali atau double click tombol format painter
• Seleksi sel atau range dimana format akan diterapkan
• Seleksi sel atau range lainya dimana format akan diterapkan selanjutnya
• Seterusnya sampai semua range sel dimaksud sudah selesai disesuaikan formatnya
• Untuk keluar dari mode format painting bisa dilakukan dengan cara menekan kembali tombol format painter sekali. Selain itu kita juga bisa menekan tobol ESC pada keyboard untuk keluar dari mode format painter.

Perhatikan kembali langkah-langkah di atas, Ternyata Rahasia langkah penting pada proses format painting berulang adalah pada saat menekan tombol format painter, yaitu harus dengan cara double klik. Nah trik inilah yang masih banyak tidak diketahui.

Demikian pembahasan singkat perihal Fitur Format Painter dan Cara Efektif Penggunaannya Secara Berulang di Excel. Semoga bermanfaat.

Salam..

Artikel Terkait:

• Rahasia Cara Cepat AutoSUM
• Cara Menghapus Semua Gambar Sekaligus Pada Excel
• Merubah Warna Sel Berdasarkan Value dan Formula

List Tombol Shortcut di Excel

Selain menggunakan mouse dan klik di excel, kita sebenarnya dapat meningkatkan kecepatan kerja dengan memanfaatkan short cut pada keyboard.  Dan dalam beberapa hal, akan lebih baik lagi jika  bisa menggabungkan keterampilan tangan kanan dalam menggunakan mouse dan sekaligus kemampuan menggunakan jari  tangan kiri untuk menekan short cut pada keyboard.

Kemampuan menggunakan shortcut juga sangat berguna pada kondisi tertentu, misalnya tiba-tiba mouse yang anda gunakan macet atau rusak. Daripada sibuk mencari mouse pengganti, lebih baik menggunakan keyboard dahulu sehingga pekerjaan tidak terganggu.

Berikut adalah shortcut  yang dapat digunakan untuk mempercepat pekerjaan di excel

KEY 1	KEY2	FUNGSI
Ctrl	F4	Menutup Workbook
Alt	F4	Menutup Excel
Ctrl	`	Melebarkan Jumlah Kolom
Ctrl	1	Memunculkan Format Cell
Ctrl	!	Mengubah Format sel Aktif Menjadi Accounting
Ctrl	2 / B	Membuat Tulisan Cetak Tebal
Ctrl	@	Mengubah Format Sel Aktif Menjadi Custom
Ctrl	3 / I	Membuat Tulisan Cetak Miring
Ctrl	4 / U	Membuat Tulisan Cetak Garis Bawah
Ctrl	$	Mengubah Format Sel Aktif Menjadi Currency
Ctrl	6	Memunculkan / Menghilangkan Simbol Shapes
Ctrl	^	Mengubah Format Sel Menjadi Scientific
Ctrl	&	Membuat Garis Outline
Ctrl	*	Memilih Array Yang Aktif
Ctrl	9	Menyembunyikan Baris
Ctrl	(	Mengembalikan Baris Tersembunyi
Ctrl	0	Menyembunyikan Kolom
Ctrl	F1	Menyembunyikan Toolbar Menu
Ctrl	F2	Print Preview
Ctrl	F3	Memunculkan Name Manager
Ctrl	F4	Menutup Worksheet
Ctrl	F12	Memunculkan Menu Open File
Ctrl	Panah Atas	Memilih Sel Yang Digunakan Paling Atas
Ctrl	Panah Kanan	Memilih Sel Yang Digunakan Paling Kanan
Ctrl	Panah Bawah	Memilih Sel Yang Digunakan Paling Bawah
Ctrl	Panah Kiri	Memilih Sel Yang Digunakan Paling Kiri
Ctrl	A	Memilih Sel Yang Digunakan
Ctrl	C	Menyalin Isi Sel
Ctrl	D	Menyalin Isi Sel Yang Berada Diatasnya
Ctrl	F	Menemukan / Find
Ctrl	H	Menemukan Dan Mengganti / Find Replace
Ctrl	N	Membuka Workbook Baru
Ctrl	P	Print
Ctrl	R	Menyalin Sel Di Sebelah Kiri
Ctrl	S	Menyimpan
Ctrl	V	Menempatkan / Paste
Ctrl	X	Memotong / Cut
Ctrl	Z	Membatalkan Kembali / Undo
Ctrl	END	Memilih Sel Terakhir Yang Digunakan
Ctrl	HOME	Memilih Sel A1
Ctrl	PgDn	Pindah Ke Worksheet Sebelah Kanan
Ctrl	PgUp	Pindah Ke Worksheet Sebelah Kiri
Alt	TAB	Pindah Workbook
Ctrl	Space	Memilih Kolom
Shift	Space	Memilih Baris
Shift	F10	Klik Kanan Pada Mouse

 (sumber : http://rumus-fungsi-excel.blogspot.co.id/2015/04/menggunakan-keyboard-tanpa-mouse-di.html)

Tips : Menggabungkan Klik Mouse dan Shortkey

Dalam beberapa hal mungkin kita akan sangat terbantu bila bisa memanfaatkan keterampilan tangan kanan dalam memainkan mouse, dan kecepatan tangan kiri untuk menekan shorcut.  Misalnya ketika melakukan pastespecial.

Dengan mouse, klik kanan dan klik pastespecial, kita akan memunculkan dialog box ini

Perhatikan bahwa pada masing-masing text opsi dan tombol (kecuali OK dan Cancel) terdapat  satu huruf yang digarisbawahi. Nah huruf tersebut dapat kita manfaatkan. 

Daripada menggunakan mouse untuk memilih dan klik pada opsi tersebut, akan lebih cepat jika kita tekan saja huruf bergaris bawah sesuai opsi tersebut pada keyboard.

Contohnya: Perhatikan bahwa shortkey untuk copy value adalah huruf V.  Maka pada saat melakukan copy paste, kita dapat melakukan langkah berikut: 

• Mouse : pilih sel yang akan di copy
• Keyboard : tekan CTR+C
• Mouse : pilih sel tujuan untuk Paste, klik kanan
• Keyboard : tekan S,  lalu tekan V
• Mouse : tekan OK, atau Keyboard tekan Enter

Cara ini lebih cepat dibandingkan hanya mengandalkan mouse saja. Memang pada mulanya diperlukan latihan supaya ada keserasian antara kecepatan tangan memainkan mouse dan reflek tangan kiri untuk menekan keyboard.

Demikian semoga bermanfaat.

Salam..

Artikel terkait:

• Shortcut Untuk Menghapus Semua Gambar Sekaligus Pada Excel
• Penjumlahan Cepat dengan Shortcut AutoSUM
• Shortcut Grouping Baris dan Kolom di Excel